Aceptación y rechazo de comprobantes: el mensaje receptor

Toda venta electrónica en Costa Rica tiene dos lados: quien emite (el proveedor) y quien recibe (vos, como comprador). El proveedor genera la factura, la firma y la envía a Hacienda. Del lado del receptor existe un documento propio —el mensaje receptor, también llamado mensaje de confirmación— con el que le decís a Hacienda qué hacés con ese comprobante que te llegó.

Tiene tres estados posibles, cada uno enlazado a la clave del documento original:

• Aceptación. Reconocés la compra completa. El comprobante queda respaldando tu gasto y tu crédito de IVA.
• Aceptación parcial. Reconocés solo una parte (por ejemplo, te facturaron de más o una línea no corresponde). Aceptás el monto que sí es tuyo.
• Rechazo. No reconocés el comprobante: tiene errores, no es tuyo o te facturaron por equivocación. Así no queda a tu nombre un gasto ni un IVA que no te pertenecen.

El punto no es burocrático: es plata. Cuando comprás con IVA, ese impuesto que pagaste es un crédito que rebajás del IVA que cobrás en tus ventas. Para tomarte ese crédito —y para deducir el gasto en el impuesto sobre la renta— el comprobante tiene que ser válido y estar reconocido como tuyo. Ahí entra la aceptación.

• Sustentás el crédito de IVA. El comprobante aceptado es la constancia de que esa compra —y su IVA soportado— es real y te corresponde.
• Respaldás el gasto en renta. Un gasto deducible necesita comprobante válido a tu nombre; aceptarlo cierra ese respaldo.
• Te protegés con el rechazo. Si un proveedor te factura de más o alguien usa tu cédula por error, el rechazo (o la aceptación parcial) evita que cargues con un gasto ajeno.

El mensaje receptor es parte del modelo de comprobantes electrónicos de Hacienda y se mantiene en la versión 4.4, obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025 (con prórroga que arrancó el 1 de junio) dentro de TRIBU-CR, la plataforma que reemplazó a ATV. La lógica es la misma de siempre: el receptor confirma o rechaza lo que recibe, enlazando a la clave del comprobante original.

• El mensaje se responde dentro de un plazo ligado a tu período de IVA —en la práctica, antes de presentar la declaración D-104 del mes—. Confirmá el plazo vigente con Hacienda o tu contador.
• Solo tienen mensaje receptor las facturas y las notas de crédito/débito con receptor identificado; un tiquete electrónico (consumidor final) no lo lleva.
• Documentar mal los comprobantes tiene dientes: las sanciones de los artículos 83 y 86 del CNPT llegan hasta 100 salarios base y cierre del negocio.

Para decidir qué aceptás y qué rechazás, primero necesitás tener a mano los comprobantes que te llegan —y ese suele ser el punto débil: XML perdidos en el correo, PDF sin su XML, facturas que ni te enteraste que te emitieron. Plaxp arranca por ahí:

• Captura tus comprobantes recibidos. Te damos un correo de compras: los proveedores facturan ahí y Plaxp recibe y lee el XML de facturas (01) y notas de crédito (03) automáticamente.
• Valida que la compra sea tuya. Si el receptor del XML no coincide con tu identificación registrada, Plaxp lo marca —justo la señal que necesitás para rechazar lo que no te corresponde.
• Evita duplicados. Cada comprobante se registra una sola vez por su clave, así no contás dos veces el mismo IVA soportado.
• Organiza el desglose. Guarda líneas, impuestos, CABYS y totales de cada compra, listos para tu registro de gastos y tu cuadre de IVA del D-104.

Sobre esa base, coordinamos con vos el flujo del mensaje receptor —qué aceptás, qué rechazás y en qué plazo— según cómo trabaje tu operación. Contanos tu volumen de compras y lo afinamos. Si venís de otra herramienta, mirá también cómo migrás de TicoFactura o la comparativa de sistemas.

Un proveedor te vende insumos por ₡200.000 + IVA 13% (₡26.000) = ₡226.000, pero por error carga una línea extra y la factura te llega por ₡260.000 + IVA (₡33.800) = ₡293.800. Vos solo recibiste los ₡200.000 de mercadería.

<!-- Comprobante RECIBIDO del proveedor (resumen) -->
Clave:        506...  (50 dígitos)
Tipo:         01  (Factura electrónica)
Emisor:       Distribuidora El Roble S.A.  (3-101-...)
Receptor:     TU EMPRESA  (tu cédula)      ← Plaxp valida que seas vos
Total gravado:  ₡260.000
IVA (13%):      ₡33.800
Total:          ₡293.800   ← te facturaron ₡60.000 de más

Acá no te conviene ni aceptar todo (cargarías un IVA de ₡7.800 que no es tuyo) ni rechazar todo (la compra de ₡200.000 sí existió). Corresponde una aceptación parcial: reconocés los ₡226.000 reales y dejás por fuera lo facturado de más. Así tu crédito de IVA queda en ₡26.000 —el correcto— y le pedís al proveedor la nota de crédito por la diferencia.