Guía · Primeros pasos
Cómo empezar a facturar electrónicamente, paso a paso
.p12 con su PIN— y un software o proveedor que arme el XML, lo firme y lo envíe. Acá te lo desglosamos y te mostramos cómo se hace con Plaxp.¿Qué necesito para empezar a facturar electrónicamente?
Facturar electrónicamente no es "hacer un PDF y mandarlo por correo". Un es un archivo .xml firmado digitalmente que Hacienda tiene que aceptar para que tenga validez fiscal. Para poder emitirlo, hacen falta tres piezas —dos las tramita Hacienda, la tercera la elegís vos:
| requisito | qué es |
|---|---|
| 1. Estar inscrito en Hacienda | Tu Registro Único Tributario (RUT) al día, con la actividad económica y el régimen que te corresponden. El trámite es el formulario D-140. |
| 2. Un certificado de firma | La "llave criptográfica" o certificado de firma digital (un archivo .p12 protegido por un PIN) con el que se firman los comprobantes. |
| 3. Un software o proveedor | Algo que arme el XML v4.4, lo firme, lo envíe a Hacienda y le entregue el PDF y el XML al receptor. Puede ser el gratuito de Hacienda o uno como Plaxp. |
El software no reemplaza los trámites
¿Cuál es el paso a paso para arrancar?
De la inscripción a tu primera factura aceptada, la ruta es esta. Los pasos 1 y 2 son trámites ante Hacienda; del 3 en adelante ya trabajás con tu software:
| paso | qué hacés |
|---|---|
| 1. Inscribite (D-140) | Registrate como contribuyente en TRIBU-CR con el formulario D-140: tu actividad económica principal, tu régimen (tradicional o simplificado) y tus datos. |
| 2. Conseguí tu certificado | Descargá tu llave criptográfica de producción (archivo .p12 + PIN) desde TRIBU-CR, o usá tu firma digital. Es lo que valida cada comprobante. |
| 3. Identificá tus CABYS | Buscá el código CABYS de 13 dígitos de cada bien o servicio que vendés: fija la descripción y la tarifa de IVA. |
| 4. Cargá tu emisor en el software | Registrá tu emisor (identificación, actividad, dirección), subí el .p12 y el PIN, y definí tu sucursal, caja y consecutivos. |
| 5. Probá en sandbox | Emití de prueba en el ambiente de staging de Hacienda para validar el flujo completo sin generar comprobantes reales. |
| 6. Emití en producción | Cambiás al ambiente real y ya podés facturar: el sistema firma, envía a Hacienda y entrega el PDF y el XML al cliente. |
Cada pieza tiene su propia guía: el , la y las .
¿Qué es la llave criptográfica y cómo la consigo?
La llave criptográfica es tu certificado de firma: un archivo .p12 (a veces .pfx) protegido por un PIN, con el que se firma cada comprobante. Es lo que le prueba a Hacienda que el documento lo emitiste vos y que nadie lo alteró. Sin una firma válida, Hacienda no recibe el comprobante.
En Costa Rica la descargás desde TRIBU-CR (el portal que reemplazó a ATV): es la "llave criptográfica de producción", y al bajarla te dan el archivo y su PIN. Guardalos bien: son las credenciales que habilitan tu facturación. Los detalles técnicos —qué es XAdES-EPES, qué algoritmos usa y dónde suele fallar la implementación— los explicamos en .
Con Plaxp no firmás a mano
¿Qué dice la normativa de Costa Rica?
Para quien está inscrito como contribuyente, facturar electrónicamente no es opcional. El punto de partida es la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) con el formulario D-140, que hoy se tramita en TRIBU-CR (reemplazó al viejo ATV). Ahí declarás tu actividad económica y tu régimen, y eso define qué comprobantes te toca emitir.
La versión vigente del formato es la 4.4, obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025. Y no emitir, o emitir mal, tiene costo: el Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT), en sus artículos 83 y 86, contempla multas de hasta 100 salarios base y, por reincidencia, el cierre del negocio. Las fechas y los cambios de la 4.4 los seguimos en .
Confirmá con tu contador
Ejemplo: Ana abre una cafetería en Heredia
Ana va a abrir una cafetería y quiere facturar desde el primer día. Su ruta:
- Se inscribe en TRIBU-CR con el D-140, declarando su actividad económica (servicio de cafetería) en régimen tradicional.
- Descarga su llave criptográfica (
.p12+ PIN) desde TRIBU-CR. - Busca el CABYS de lo que vende (un café con leche cae en un código de 13 dígitos con IVA del 13 %).
- Carga su emisor en el software, sube el
.p12, prueba en sandbox y activa producción.
Su primera venta: un café por ₡2.000. Como es al consumidor final, emite un tiquete electrónico; con el IVA del 13 % (₡230 sobre la base) el total sale ₡2.260. Si en cambio le compra una empresa que quiere deducir el gasto, emite una factura electrónica con la cédula del cliente. En ambos casos el sistema arma el XML, genera la clave de 50 dígitos, firma con su certificado y lo manda a Hacienda —en segundos, sin que Ana toque un XML. ¿La diferencia entre esos dos documentos? La explicamos en .
¿Cómo empiezo con Plaxp Invoice?
Una vez tenés tu inscripción y tu certificado (los dos trámites de Hacienda), con Plaxp Invoice el resto es rápido. Configurás tu emisor una vez y ya podés emitir los seis comprobantes de la v4.4, desde el panel web o por API REST:
- Cargás tu emisor: identificación, actividad económica y dirección.
- Subís tu certificado
.p12y su PIN (nosotros firmamos por vos). - Definís tu sucursal, caja y consecutivos —la secuencia la llevamos nosotros.
- Elegís el ambiente: sandbox para probar o producción para emitir en real.
- Buscás códigos CABYS desde el mismo sistema y emitís.
De ahí en adelante, cada comprobante lo firmamos con XAdES, lo enviamos a Hacienda, consultamos el estado por vos y le mandamos al receptor el PDF y los XML por correo. Si venís de otra herramienta, mirá cómo se compara con el facturador gratuito de Hacienda en o con otros sistemas en . Y si vas a integrar por código, arrancá en la .
¿Listo para empezar a facturar electrónicamente?
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