¿Cómo saber si una factura electrónica es válida?

No es el diseño del PDF ni que llegue por correo: lo que la hace válida es que Hacienda la haya aceptado. Toda factura electrónica pasa por una validación del Ministerio de Hacienda (TRIBU-CR), y solo tiene validez fiscal cuando el resultado es aceptado. Estas son las cinco señales de una factura válida:

• Estado «aceptado» en Hacienda. Es la prueba de fondo. Si está rechazado o todavía procesando, no respalda nada.
• Clave numérica de 50 dígitos y consecutivo de 20 dígitos, únicos e irrepetibles.
• Firma digital XAdES válida, hecha con el certificado del emisor — así funciona la firma XAdES y el .p12.
• Te entregan el archivo XML, no solo el PDF (el XML es el documento fiscal de verdad).
• Tus datos correctos: si querés deducir el gasto, tu cédula y nombre en el receptor, y que sea factura (01), no tiquete.

El documento fiscal es el XML firmado, no el PDF. El PDF es solo la representación gráfica para que lo leás cómodo. Una factura electrónica bien entregada te llega con al menos dos archivos XML:

• El XML del comprobante, firmado digitalmente por quien te vendió.
• El «mensaje de Hacienda» (respuesta-hacienda), donde consta el estado Aceptado. Ese es tu comprobante de que Hacienda lo validó.

Guardá los XML: son los que respaldan el gasto ante Hacienda y los que necesita tu contador. El PDF, por sí solo, no basta. Qué es un comprobante electrónico explica el concepto completo.

Con la consulta pública por la clave numérica de 50 dígitos, y sin iniciar sesión. Copiás la clave del comprobante (aparece en el PDF y en el XML) y te dice el estado en Hacienda, la fecha de aceptación, el receptor, la moneda y el total: abrir la consulta pública.

Si querés entender por qué el estado no aparece al instante (Hacienda valida de forma asíncrona) y cómo se sigue, mirá cómo funciona el estado del comprobante.

Un comprobante electrónico solo tiene validez fiscal si Hacienda lo acepta, y quien emite está obligado a entregarte tanto el PDF como el XML. La versión 4.4 es obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025, así que a hoy toda factura válida debe estar emitida en ese formato.

• La validez fiscal la da la aceptación de Hacienda, que se resuelve de forma asíncrona en TRIBU-CR (no es instantánea).
• El emisor debe entregarte el PDF y el XML; podés exigir ambos.
• Para deducir el gasto necesitás una factura (01) con tu cédula. Un tiquete no identifica al comprador y no sirve para deducir — diferencia entre factura y tiquete.
• No emitir o no entregar comprobantes expone a multas (arts. 83 y 86 del CNPT), que pueden llegar a 100 salarios base y cierre del negocio.

Un taller te manda por correo el PDF y el XML de una factura por ₡56.500 (₡50.000 de mano de obra + 13% de IVA). Para saber si es válida:

• Confirmá que traiga el XML, no solo el PDF.
• Tomá la clave de 50 dígitos del comprobante.
• Consultala en la consulta pública por esa clave.
• Si aparece «aceptado» con esa fecha, ese receptor y total ₡56.500, la factura es válida y respalda tu gasto.

Si integrás por sistema, la misma consulta pública responde así:

curl 'https://api.plaxp.com/api/consulta-publica/<clave-de-50-digitos>'
# → {
#     estado_hacienda: "aceptado",
#     fecha_aceptacion: "2026-07-17T10:32:00Z",
#     receptor_nombre: "Juan Pérez",
#     tipo_documento: "01",          // 01 = factura electrónica
#     moneda: "CRC",
#     total_comprobante: 56500
#   }
# Sin autenticación: es una verificación pública por clave.

Si en cambio sale rechazado o la clave no aparece, pedile al taller que la reenvíe corregida antes de darla por buena.

Del lado de quien emite, Plaxp Invoice se asegura de que lo que le llega a tu cliente ya esté validado y verificable:

• Confirmación real de Hacienda. Consultamos el estado por vos (polling interno cada ~5 min, con reintentos) y solo damos por aceptado cuando Hacienda respondió.
• Entrega completa al receptor. Le mandamos automáticamente el PDF y los XML por correo, como exige la norma —no queda a mano.
• Consulta pública por clave. Cualquiera verifica un comprobante por su clave de 50 dígitos, sin login, en la consulta pública.
• Consulta por API. Si integrás, leés el estado con GET /api/consultar/:clave y tenés el catálogo de rechazos a la mano — ver la API.