Factura electrónica para condominios en Costa Rica

Es el mismo comprobante electrónico que emite cualquier contribuyente, pero aplicado a una figura particular: el condominio. La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio (Ley 7933) convierte al condominio en una persona jurídica con cédula propia y una administración que le maneja las finanzas. Cuando ese condominio genera ingresos gravados, tiene que respaldarlos con una factura electrónica, no con un recibo del talonario.

• El emisor es el condominio (su cédula jurídica), no la administradora ni un vecino.
• El receptor puede ser un propietario (finca filial) o un tercero que le alquila un espacio.
• Cada línea lleva su CABYS y su tarifa de IVA —y ahí es donde se separa lo exento de lo gravado.
• Hacienda la valida y el receptor recibe el PDF y el XML por correo, como exige la normativa.

Si querés el panorama de qué es y qué campos lleva un comprobante, mirá qué es un comprobante electrónico; y para ubicar si el condominio ya está obligado a facturar, revisá quién está obligado a facturar electrónicamente.

Esta es la duda que se repite en cada junta de propietarios. La lectura más extendida: la cuota de mantenimiento es una recuperación de los gastos comunes —vigilancia, jardinería, limpieza, electricidad de zonas comunes— que se prorratea entre las fincas filiales sin margen de ganancia. Como el condominio actúa de recaudador y no vende un servicio con utilidad, esa cuota por lo general no genera IVA: se trata como no sujeta o exenta, según el criterio.

Cuando la cuota va exenta, la factura la lleva con la tarifa 0% / exenta. El detalle de las tarifas y de cuándo algo va exento está en tarifas de IVA en Costa Rica y en exoneraciones en la factura electrónica.

Acá cambia la historia. En el momento en que el condominio cobra por un servicio —no solo recupera un gasto— aparece un ingreso gravado. Los casos típicos que un condominio termina facturando con 13% de IVA:

• Alquiler del salón comunal o del rancho para eventos, a propietarios o a terceros.
• Parqueos de visita o espacios de estacionamiento que se alquilan aparte.
• Espacios a terceros: una antena de telecom en la azotea, un rótulo publicitario, una máquina expendedora.
• Multas y servicios con margen u otros cobros que excedan el simple gasto común (verificá el caso con tu contador).

Ese alquiler de áreas comunes es, para Hacienda, un arrendamiento, y se factura igual que cualquier otro. El detalle del IVA en alquileres —incluido el umbral cuando aplica— lo desarrollamos en factura electrónica para alquileres.

Facturar es la punta visible; alrededor hay obligaciones que ordenan la operación de la administración:

• Inscripción (D-140): si el condominio genera ingresos gravados, se inscribe ante Hacienda con esa actividad antes de empezar a facturar.
• IVA mensual (D-104): el 13% que cobra por el salón, parqueos o espacios se declara y paga cada mes con el formulario D-104.
• Comprobantes en v4.4: la versión 4.4 es obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025 (con prórroga desde junio). Un comprobante en una versión vieja se rechaza.
• Correo al receptor: cada factura se le entrega al propietario o al tercero con su PDF y su XML —no basta con el papel impreso.
• Sanciones: no emitir cuando se está obligado es una infracción; el CNPT (arts. 83 y 86) contempla multas de hasta 100 salarios base y hasta el cierre del negocio.

Cómo se relaciona el IVA que factura el condominio con lo que declara cada mes está en la declaración D-104 y tu facturación, y las fechas y cambios de la 4.4 en facturación electrónica 4.4.

Un condominio factura a muchos, todos los meses, y con dos tratamientos distintos: la cuota exenta de cada finca filial y, cuando toca, el alquiler gravado de las áreas comunes. Plaxp está pensado para que eso no le robe la tarde a la administración.

• Exento y gravado en la misma factura: en Plaxp el código de tarifa es por línea, así que la cuota exenta y el alquiler al 13% conviven en un mismo comprobante; el backend recalcula el desglose de impuestos antes de firmar.
• Le cobrás a todas las fincas de una vez: la misma cuota, a decenas de propietarios, cada mes —es un caso de facturación masiva y recurrente.
• Trae el CABYS con su tarifa: buscás el código del servicio y Plaxp te devuelve si va exento o al 13%, para que la línea salga con el impuesto correcto.
• El receptor recibe el PDF y el XML por correo automáticamente —el propietario o el tercero que alquiló el salón—, sin que la administración mande nada a mano.

El CABYS del servicio y su tarifa se consultan en el endpoint público, listos para la línea del comprobante:

curl 'https://api.plaxp.com/api/codigos-cabys?buscar=arrendamiento'
# → { success, data: [
#     { codigo: "7211100...", descripcion: "Servicios de arrendamiento ...",
#       tarifa_impuesto: 13, estado: "activo" }, ...
#   ] }
# La tarifa (13% para el alquiler del salón; 0%/exenta para la cuota)
# viene lista para cada línea de la factura.

Antes de correrlo en real, podés probar el flujo completo con credenciales de sandbox de Hacienda (TRIBU-CR). ¿La administración venía armando los recibos a mano o en otro sistema? Te acompañamos a migrar sin perder la operación.