Factura electrónica para ONG y asociaciones en Costa Rica

Bajo este paraguas caben las asociaciones (deportivas, de desarrollo comunal, gremiales, religiosas), las fundaciones y las ONG en general: entidades con personería jurídica cuyo fin no es repartir utilidades, sino un objetivo social, cultural, comunal o de bien público. Ante Hacienda son personas jurídicas con cédula jurídica, igual que una empresa —solo que su naturaleza es distinta.

Esa naturaleza no lucrativa hace que buena parte de su plata no sean ventas: las cuotas de asociados, las donaciones y las subvenciones son aportes para sostener el fin, no la contraprestación de un bien o servicio. Por eso no llevan factura ni IVA. El problema aparece cuando la entidad, para financiarse, vende algo.

Cuando realiza una actividad económica gravada. El fin no lucrativo no es una patente para vender sin factura: si la asociación cobra por un bien o un servicio, ese ingreso es una venta gravada y dispara la obligación de inscribirse ante Hacienda y emitir un comprobante electrónico por cada una. Casos típicos que sí obligan:

• Una soda, cafetería o pulpería dentro del salón comunal o del club.
• Bazares, ferias y venta de camisetas, rifas de mercadería o productos para recaudar fondos.
• Cursos, talleres o eventos con entrada pagada abiertos al público.
• Alquiler del salón, la cancha o las instalaciones a terceros —mirá cómo se factura en factura electrónica para alquileres.
• Servicios o publicidad que la entidad vende a empresas o instituciones.

En cambio, no disparan factura los aportes puros a la operación: cuotas de miembros, donaciones sin contraprestación y transferencias/subvenciones. El panorama completo de quién debe emitir está en quién está obligado a facturar electrónicamente.

Cuatro datos concretos para ordenar la cabeza de una entidad sin fines de lucro:

• Se inscribe con el formulario D-140 ante Hacienda para declarar la actividad económica gravada. La exención de renta no sustituye esta inscripción cuando hay ventas.
• El IVA general es del 13%, con tarifas reducidas de 4%, 2% y 1% (canasta básica) y bienes/servicios exentos o al 0%. La tarifa la fija el código CABYS de cada línea, no la entidad —mirá las tarifas de IVA.
• Si es contribuyente de IVA, declara todos los meses en la D-104 el impuesto que cobró —lo ves en la declaración D-104.
• Todo corre bajo comprobantes electrónicos versión 4.4, obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025 por la plataforma TRIBU-CR (que reemplazó a ATV). Contexto y fechas en facturación electrónica 4.4.

Fijate en la separación: las cuotas y la donación viven fuera del régimen de comprobantes; solo la soda factura. La diferencia entre cuándo va factura y cuándo va tiquete está en factura vs tiquete electrónico. Y si la soda calificara como pequeño contribuyente, revisá si te aplica el régimen simplificado —con tu contador.

Plaxp Invoice te deja facturar solo la parte que factura, sin montar un ERP para la asociación entera. Registrás un emisor con la cédula jurídica de la entidad y su certificado .p12, y desde ahí emitís cada venta gravada. Nosotros nos ocupamos de lo difícil:

• Los 6 comprobantes v4.4: para tu operación casi siempre es factura (01) al receptor identificado o tiquete (04) al consumidor final del bazar o la soda.
• El CABYS trae la tarifa de cada línea: 13% si es gravado, o exento si el bien o servicio lo es —vos no adivinás la tarifa, la fija el código.
• Armamos la clave de 50 dígitos y el consecutivo de 20, y firmamos con XAdES usando tu .p12.
• Enviamos a Hacienda y le mandamos al receptor el PDF y el XML por correo, como exige la norma.
• Consultás el estado por la clave: sabés si Hacienda lo aceptó sin implementar nada.

La emisión responde HTTP 202: recibís la clave al instante mientras la firma y el envío a Hacienda ocurren en segundo plano; después consultás si lo aceptó o rechazó. Si tu ONG recibe compras de un proveedor exonerado o vos aparecés como receptor con exención, las exoneraciones en la factura son otro tema —y Plaxp las valida antes de enviar.