Factura electrónica para pymes en Costa Rica

Es el comprobante que respalda cada venta de tu negocio en un archivo XML firmado que se envía a Hacienda y queda validado en línea. No es un PDF bonito: el documento legal es el XML; el PDF es solo la versión para leer. Da igual que seas una soda, una ferretería, un taller o un profesional independiente: si vendés bienes o servicios de forma habitual, esa venta se factura.

Lo que confunde a muchas pymes es tratarla como «un trámite más». En realidad es la misma pieza que usás para cumplir con el fisco, para cobrarle a un cliente que te pide factura con su cédula jurídica, y para saber qué vendiste. Vamos una por una.

No existe una excepción «por ser pyme». Está obligada toda persona —física o jurídica— con actividad económica habitual y lucrativa. Hoy rige la versión 4.4, obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025 (hubo una prórroga que la corrió desde junio), y todo pasa por TRIBU-CR, la plataforma que reemplazó al viejo ATV en agosto de 2025.

• Inscripción previa: registrás tu actividad con el formulario D-140 antes de emitir.
• Seis comprobantes en la 4.4: factura (01), nota de débito (02), nota de crédito (03), tiquete (04), factura de compra (08) y exportación (09).
• IVA según el bien: tarifa general del 13%, con reducidas de 4%, 2% y 1% (canasta básica) y exentos.
• Declaración de IVA: quien factura suele declarar el IVA mensual con el D-104, según su régimen.

Si sos régimen simplificado, tu caso es distinto: mirá régimen simplificado y factura electrónica. Para el detalle de quién emite y quién no, quién está obligado a facturar; y para las tarifas de IVA aplicadas a lo que vendés, tarifas de IVA en Costa Rica. Todo esto lo mejor es confirmarlo con tu contador, que conoce tu régimen concreto.

Acá es donde la factura pasa de «obligación» a aliada del flujo de caja. Emitir en el momento de la venta te deja cobrar con respaldo, y el comprobante registra cómo te pagaron: efectivo, tarjeta, SINPE Móvil o transferencia. Además distingue si la venta fue de contado o a crédito, con su plazo.

• Cliente empresa que exige factura: muchas ventas B2B no se cierran sin factura electrónica con la cédula jurídica del comprador. Emitirla al instante desbloquea el cobro.
• SINPE Móvil como medio de pago: en la 4.4 tiene su propio código (06). Registrás la venta cobrada por SINPE igual que una en efectivo.
• Ventas a crédito documentadas: con condición de venta a crédito queda claro cuánto te deben y a qué plazo.

Cada comprobante que emitís queda archivado y consultable: qué vendiste, a quién, por cuánto, con qué IVA y —clave— si Hacienda lo aceptó o lo rechazó. Para una pyme que antes anotaba ventas en un cuaderno, ese registro es media contabilidad ganada.

• Un registro de todos tus documentos emitidos, con su clave y su consecutivo.
• El estado en Hacienda de cada uno (aceptado, rechazado, procesando).
• Tus clientes guardados para no volver a escribir sus datos en cada venta.
• Los consecutivos por caja y sucursal ordenados, sin saltos ni números repetidos.

Una aclaración honesta: esto es trazabilidad de tus comprobantes, no un sistema contable completo. Para el cierre fiscal, los reportes finos y tus declaraciones (por ejemplo el D-104 de IVA), lo ideal es apoyarte en tu contador o tu sistema contable, alimentados con lo que Plaxp ya dejó registrado.

Ferretería La Esquina, en Alajuela, le vende materiales a una constructora que le pide factura electrónica con su cédula jurídica y paga por SINPE Móvil. La venta es de ₡120.000 en materiales. Con IVA del 13% (₡15.600), la factura total es de ₡135.600.

Así se ven las tres cosas juntas en una sola emisión:

• Cumplir: factura tipo 01, con el IVA correcto, firmada y enviada a Hacienda.
• Cobrar: queda registrado el pago por SINPE Móvil (medio 06), de contado.
• Control: el documento queda archivado con su clave, su estado y el cliente guardado.

POST /api/procesar
{
  "tipo_documento": "01",            // 01 = factura electrónica (FE)
  "codigo_sucursal": "001",
  "codigo_caja": "001",
  "consecutivo": 1,
  "condicion_venta": "01",           // 01 = contado
  "medios_pago": [{ "tipo": "06", "monto": 135600 }],  // 06 = SINPE Móvil
  "receptor": {
    "tipo_identificacion": "02",     // 02 = cédula jurídica
    "identificacion": "3101234567",
    "nombre": "Constructora El Roble S.A.",
    "correo": "[email protected]"
  },
  "lineas": [{
    "codigo_cabys": "4663101000000",
    "detalle": "Materiales de construcción varios",
    "cantidad": 1,
    "precio_unitario": 120000,
    "codigo_tarifa": "08",           // 08 = IVA 13%
    "tarifa": 13
  }]
}

El resultado es un XML v4.4 firmado y aceptado por Hacienda, con el PDF y el XML enviados al correo de la constructora. La ferretería cumplió, cobró con respaldo y le quedó el registro —todo en un solo paso. El código CABYS del ejemplo es ilustrativo; usá el que corresponda a tu producto.

Poniendo lo difícil de nuestro lado. Vos declarás qué vendiste y a quién; nosotros generamos el XML 4.4, lo firmamos con XAdES y lo enviamos a Hacienda, para cualquiera de los seis comprobantes, y le mandamos al cliente el PDF y el XML por correo. Ninguna pyme debería tener que pelearse con firmas digitales ni con códigos de rechazo.

• Emitís desde un panel pensado para el día a día, o por API REST si querés que tu POS o tienda facture solo.
• Te damos credenciales de sandbox para probar sin emitir en real.
• Cargás tu certificado .p12 una vez y armamos la clave de 50 dígitos y los consecutivos por vos.
• Consultamos el estado en Hacienda por vos; vos solo leés si quedó aceptado o rechazado.
• Soporte tico, en tu zona horaria, que vive TRIBU-CR y CABYS todos los días.

¿Panel o API? Depende de tu pyme: si facturás a mano, el panel; si tenés un sistema que vende solo, la API. La comparación está en panel vs API: cuándo usar cada uno. Y si querés arrancar hoy, el paso a paso es cómo empezar a facturar.