¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en Costa Rica?

La regla es simple: si cobrás por vender algo —un producto o un servicio— de forma habitual y con ánimo de lucro, estás obligado a emitir un comprobante electrónico por esa venta. No importa el tamaño ni la forma jurídica; importa que exista una actividad económica inscrita (o que debería estarlo) ante la Administración Tributaria.

• Personas jurídicas: sociedades anónimas, S.R.L. y demás empresas con actividad comercial.
• Personas físicas con actividad lucrativa: comercios, sodas, pulperías, talleres, tiendas.
• Profesionales independientes: contadores, abogados, médicos, diseñadores, desarrolladores, consultores.
• Prestadores de servicios y arrendantes cuya actividad supere los umbrales que fija Hacienda.

Antes de emitir tenés que estar inscrito: la actividad económica se registra ante Hacienda con el formulario D-140, y necesitás tu certificado de firma digital (.p12) para firmar los comprobantes. Sin eso, no hay emisión válida.

En cada comprobante hay dos partes. El emisor es quien emite el documento: el vendedor obligado a facturar. El receptor es quien lo recibe: el cliente. La obligación de emitir recae siempre en el emisor.

Pero el receptor tampoco queda al margen: si es una empresa o un profesional y quiere deducir ese gasto de su renta o tomar el crédito de IVA, necesita conservar el comprobante electrónico (el XML, no solo el PDF). Por eso te van a pedir «factura electrónica con mi cédula jurídica»: sin ella, no pueden respaldar el gasto.

Hay tres situaciones que confunden seguido. Ninguna te exime de revisar tu caso puntual con un profesional, pero este es el panorama general:

La obligación de facturar electrónicamente está en el régimen de comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda. Hoy rige la versión 4.4, obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025 (hubo una prórroga que la corrió desde junio), y todo se tramita por la plataforma TRIBU-CR, que reemplazó al viejo ATV a partir de agosto de 2025.

• Inscripción previa: la actividad económica se registra con el formulario D-140 antes de poder emitir.
• Declaraciones asociadas: quien factura suele declarar IVA mensual (D-104) y la informativa anual (D-151), según su régimen.
• Seis comprobantes en la 4.4: factura (01), nota de débito (02), nota de crédito (03), tiquete (04), factura de compra (08) y exportación (09).

Si querés el detalle de qué cambió en la versión vigente —campos nuevos, el código de referencia 03 que se eliminó, el REP— está en la guía de la facturación electrónica 4.4.

Marta es diseñadora gráfica en San José. Trabajaba asalariada y cobraba trabajos aparte «por fuera». Consigue un cliente empresa que le pide «factura electrónica con la cédula jurídica» para deducir el gasto. En ese momento Marta pasa de estar «por fuera» a tener una actividad económica: está obligada a facturar.

Lo que tiene que hacer, en orden:

• Inscribir su actividad ante Hacienda con el D-140.
• Obtener su certificado de firma digital (.p12) para firmar los comprobantes.
• Emitir la factura electrónica (tipo 01) con el IVA que corresponda a su servicio.

Cobra ₡200.000 por un diseño de marca. Con IVA del 13% (₡26.000), factura ₡226.000. Una vez habilitada, emitir es un solo POST:

POST /api/procesar
{
  "tipo_documento": "01",            // 01 = factura electrónica (FE)
  "codigo_sucursal": "001",
  "codigo_caja": "001",
  "consecutivo": 1,
  "condicion_venta": "01",           // 01 = contado
  "medios_pago": [{ "tipo": "01", "monto": 226000 }],
  "receptor": {
    "tipo_identificacion": "01",     // 01 = cédula física
    "identificacion": "112340567",
    "nombre": "Cliente Ejemplo S.A.",
    "correo": "[email protected]"
  },
  "lineas": [{
    "codigo_cabys": "8399000000000",
    "detalle": "Diseño de identidad de marca",
    "cantidad": 1,
    "precio_unitario": 200000,
    "codigo_tarifa": "08",           // 08 = IVA 13%
    "tarifa": 13
  }]
}

El resultado es un XML v4.4 firmado y aceptado por Hacienda, con el PDF y el XML enviados al correo del cliente. Marta cumple, y su cliente puede deducir el gasto.

Una vez que estás inscrito ante Hacienda (D-140) y tenés tu certificado .p12, Plaxp se encarga de lo técnico. Vos declarás qué vendiste y a quién; nosotros generamos el XML v4.4, lo firmamos con XAdES y lo enviamos a Hacienda, para cualquiera de los seis comprobantes.

• Te damos credenciales de sandbox para probar sin emitir en real.
• Cargás tu certificado .p12 y armamos la clave de 50 dígitos y el consecutivo por vos.
• Emitís por panel (si preferís hacerlo a mano) o por API REST (si integrás tu sistema).
• Consultamos el estado en Hacienda por vos; vos solo leés si quedó aceptado o rechazado.

Si venís de facturar informalmente o con otro sistema, la transición es directa: mirá cómo se migra desde TicoFactura o compará con otros sistemas. Y si te interesa el detalle técnico, están la documentación de la API y la firma XAdES con certificado .p12.